Viktig information om den nya datalagstiftningen!

Den 25/5 ersätts Personuppgiftslagen av GDPR (General Data Protection Regulation) och därmed blir bestämmelserna för hur personuppgifter hanteras lika inom alla länder i EU.

Även vår förening inkluderas av det nya regelverket då bostadsrättsföreningar enligt lag ska föra lägenhetsregister och medlemsförteckning och då vi behöver ytterligare register för att kunna bedriva vår verksamhet.

Vi för fyra primära register vilka innehåller personuppgifter och som underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens verksamhet:

1. Medlemslista
   I detta register anteckas de personer som är medlemmar i vår förening med namn, adress, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för in- respektive utträde. Att föra detta register är ett lagkrav.
2. Lägenhetsförteckning
   Förteckningen innehåller uppgift om varje lägenhets beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen.  Att föra detta register är ett lagkrav.
3. Lista över parkeringsplatser
   I detta register antecknas platsnummer, namn, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för tecknande av P-plats för de medlemmar som har en sådan. Uppgift om ditt namn och lägenhetsnummer antecknas även här om du står i kö till en parkeringsplats.
4. Lista över odlingslotter
   I detta register antecknas lottens nummer, namn, personnummer och lägenhetsnummer samt datum för tecknade av odlingslott för de medlemmar som har en sådan. Uppgift om ditt namn och lägenhetsnummer antecknas även här om du står i kö till en odlingslott.

Personuppgifterna i dessa register kvarstår så länge du är medlem i föreningen. Inför varje årsstämma gås registret igenom och anteckningar om medlemmar som lämnat föreningen rensas bort. Dina uppgifter kommer alltså att tas bort senast ett år efter ditt utträde. Om du meddelar att du inte längre önskar stå i kö till P-plats eller odlingslott tas dina uppgifter i respektive register bort omgående. Då en lägenhet byter ägare kvarstår de icke personbundna uppgifterna men dina personliga uppgifter raderas och ersätts av personuppgifterna rörande den nya ägaren.

Då du registrerar dig på föreningens webbsida läggs också din e-mailadress och namn in i databasen för detta system. Denna information används för att skicka e-mail då nya inlägg publiceras på webbsidan. Du kan själv ta bort dig ur detta register genom att logga in på hemsidan och radera din användare eller kontakta styrelsen som kan hjälpa dig. Vi rekommenderar dock att du kvarstår här då viktig information oftast distribueras via webbsidan.

Föreningens passagesystem har också ett register över de "droppar" (RFID-taggar) som är utfärdade för att dörrarna ska kunna öppnas med dessa. En tagg registreras med lägenhetsnummer och ett ordningsnummer.

Systemet registrerar öppning av dörr då en RFID-tagg används. Den information som lagras i passagesystemet identifierar den lägenhet till vilken taggen är utfärdad. Inpassering med portkod registreras också, men kan inte identifiera en enskild användare. Den registrerade informationen används endast för att verifiera att en ny tagg fungerar samt till felsökning om det är tekniska problem i passagesystemet. Informationen om passager raderas automatiskt efter 30 dagar.

Om du inte samtycker till ovanstående registerföring eller om du har några frågor, kontakta styrelsen på e-mail styrelse@lobelian.se.

BRF Lobelian

Styrelsen

 

Vi tackar för uppdateringen med status för tvåårsåtgärderna från nästan alla lägenhetsinnehavare och vi har återkopplat de punkter ni rapporterat som ej åtgärdade till Småa för åtgärd.

Läget är i vår uppföljning i korthet som följer.

---

Lägenheterna - av totalt 247 anmärkningar är:

• 195 åtgärdade
• 33 kvarstående (ej åtgärdade eller i behov av ytterligare åtgärd)
• 10 uppskjutna eller försenade - fem av dessa utgör byte av trösklar som ska ske under denna vecka, tre är knarrande eller sviktande golv som vintertid varit tysta och där lägenhetsinnehavaren ombetts återkomma under våren då problemet i och med ökande luftfuktighet kan lokaliseras mer exakt för åtgärd.
• 9 har status okänd (då vi saknar svar från en lägenhet, vi antar i brist på information att anmärkningarna här troligen är åtgärdade)

Det förefaller som om problemet med fukt mellan fönstren har börjat finna sin lösning - ett antal fönster har befunnits vara felaktigt monterade och i behov av justering. För hälften av de drabbade lägenheterna tycks detta helt ha åtgärdat problemet, för övriga delvis - i uppdateringen vi gett Småa har vi angett de fall där ni rapporterat kvarstående problem för vidare åtgärd/utredning.

Vi förväntar oss att de kvarstående punkter åtgärdas skyndsamt och kommer om två veckor att följa upp läget med Småa.

VI är tacksamma om ni uppdaterar oss i takt med att kvarvarande anmärkningar åtgärdas så att vi kan följa läget - antingen via e-mail till teknik@lobelian.se eller genom att lägga en lapp i styrelsens låda.

---

Övrigt (fastigheter, carport och mark) - av 36 anmärkningar är:

• 13 åtgärdade
• 23 kvarstående

De större kvarvarande anmärkningarna härrör sig till det läckage som konstaterats från tak ner i trapphus i D-huset samt läckage genom konstruktionen till entrétaken med skador på ekpanel och rinningar på fasaden vid entréerna. Till problembilden hör påväxt på silikonfogarna vid entréparti och vid trapphus (utvändigt).

Tyvärr har detta varit ett långvarigt problem där en analys med åtgärdspaket funnits sedan i höstas men där åtgärd dröjt och där ett antal ytterligare anmärkningar konstaterats i samband med tvåårssbesiktningen. Nödvändiga åtgärder kräver nu varmare väder (bland annat för kompletterande plåt- och fogarbeten) och Småa har gett oss en sluttidpunkt för dessa åtgärder till den sista april.

För att höja säkerheten kommer vi från den 1/12 att begränsa den tid på dygnet portkoden är giltig till mellan 07.00 - 21.00. Övrig tid kommer kodbricka eller nyckel att behöva användas.

Om ni med anledning av detta behöver ytterligare kodbrickor i familjen så har vi införskaffat ett litet lager med sådana - skicka ett e-mail till styrelse@lobelian.se så ordnar vi det!

Koden kommer att bytas den första februari 2018 (då garantiärendena ska vara åtgärdade) och därefter två gånger per år. Den nya koden kommer att distribueras i postfacken under mitten av januari.